Un sistema de control de inventario, es una herramienta que permite gestionar de manera eficiente tus productos, así como es importante cerrar ventas desde un ecommerce es también esencial contar con esta herramienta que te permitirá realizar seguimiento a los productos en tiempo real, lo que garantizará que no se pierdan ventas por falta de stock.
Vamos a explicarte en este artículo ¿Qué es un sistema de control de inventario? En efecto esta herramienta te permitirá monitorear los niveles de existencias y ofrecer una excelente experiencia de compra a los clientes de tu tienda virtual, por ello te detallaremos más adelante ¿Cómo funciona? y ¿Cuáles son los beneficios que aporta en los ecommerce?
¿Qué es un sistema de control de inventario?
Un sistema de control de inventario, es una herramienta tecnológica imprescindible para cualquier negocio de comercio electrónico, pues permite automatizar el proceso de gestión de inventario.
En tal sentido, se trata de un sistema informático, compuesto de un hardware y un software que facilita llevar un seguimiento de existencias, al mismo tiempo que brinda información útil para optimizar los pedidos, asignar precios y mejorar el tiempo de entrega en un ecommerce.
Tener un inventario controlado incide de forma positiva a las personas que lideran un comercio electrónico a la hora de tomar de decisiones, pues favorece la comprensión de la demanda de sus productos, de modo que podrán ajustar sus pedidos, analizar posibles descuentos y promociones, optimizar tiempos de entrega y en caso de necesitar hacer ajustes en los precios, podrán hacerlo de forma ágil.
Esto significa que un sistema para gestionar el inventario no solo sirve para realizar seguimiento de existencias, sino que también arroja información sobre las herramientas necesarias para mejorar la eficiencia de un negocio o ecommerce en lo que respecta a sus inventarios.
¿Cómo funciona un sistema de control de inventario?
Al optimizar el manejo de inventarios mediante un sistema automatizado, se asegura la existencia de productos, es decir, se podrá conocer de forma anticipada los niveles mínimos y máximos necesarios para abastecer a los clientes del ecommerce.
Por consiguiente, los clientes no tendrán que esperar mucho tiempo para recibir sus pedidos, es decir, siempre podrán disponer de unidades para hacer sus compras, brindándoles una experiencia agradable al momento de visitar tu ecommerce.
¿Cómo se consigue que funcione adecuadamente un sistema de control de inventario?
En primer lugar, contratando la solución adecuada, esta debe ofrecer opciones para ingresar inventario, realizar ajustes al mismo en caso de ser requerido, que incluya bodegas para el control y traslado de inventarios, posibilidad de integración con otras plataformas, códigos de barras, agregar categorías, variantes y atributos, entre otras funcionalidades.
En segundo lugar, realizando actualizaciones en tiempo real, así cada vendedor o usuario del ecommerce podrá saber qué cantidad está disponible, en que bodega y con qué características.
Finalmente, en estos tiempos en que la tecnología contribuye a ser más productivos es ideal que se pueda acceder al inventario desde cualquier lugar del mundo, con un software que esté alojado en la nube por ejemplo, al cual se pueda ingresar teniendo conectividad a internet y realizar transacciones sin ser obligatorio permanecer en un punto fijo, esto facilita enormemente el trabajo.
Funciona adecuadamente, mediante el registro y seguimiento de los productos en tiempo real; cuya información sobre los productos vendidos y los pedidos realizados podrá consultarse, así se tendrá una visión más precisa del inventario disponible, su ubicación, movimientos y valor.
Como resultado también se puede controlar las unidades de inventario en exceso, lo que favorece la reducción de costos de almacenamiento y posibilita poder mantener precios asequibles para los clientes.
Tipos de sistemas de control de inventario
Existen diferentes técnicas y herramientas que se pueden utilizar para el control de inventarios, entre ellas se encuentran las siguientes:
Método ABC
Esta técnica significa costeo basado en actividades (Activity Based Costing) por sus siglás en inglés y se utiliza para clasificar los productos en tres categorías según su valor en el inventario y su frecuencia de venta. De esta manera, se pueden enfocar los esfuerzos de control de inventarios en los productos más importantes y rentables para la empresa, para explicarlo mejor se detalla esta clasificación, a continuación:
Artículos de tipo A: son los más valiosos y los que representan la menor proporción del inventario total. Aunque los porcentajes que se le asignan varían suele ser representado con el 80% del valor del inventario total y lo forman el 20% de los artículos (80/20).
Artículos de tipo B: son artículos con un valor de consumo medio, generalmente de un 20% y constituyen aproximadamente el 30% del inventario total.
Artículos de tipo C: representan el 50% del inventario total pero tienen un valor de consumo muy bajo, de un 5% aproximadamente.
La clasificación ABC debe servir para conocer en cuáles productos centrar esfuerzos en lugar de tratar a todos por igual. Estos artículos tendrán mejores mecanismos para el control de existencias y un pronóstico de ventas más preciso, ya que las consecuencias de la falta de existencias para satisfacer un pedido pueden ser más perjudiciales si este producto es de tipo A.
La gestión empresarial necesita categorizar de esta forma para movilizar su stock y que se cuente con un inventario adecuado:
El control del “tipo A” debe ser delicado y estricto, del “tipo B” puede ser moderado, y del “tipo C” es conveniente que sea mínimo.
Método PEPS (o método gráfico)
Se trata de clasificar los productos de acuerdo al orden de uso. Este método contempla que, en primer lugar, se encontrarán aquellos que entran primero al inventario y serán las primeras salidas del inventario, así sucesivamente con los materiales y stock restante. El objetivo es disminuir las pérdidas de material por: devaluación, poco uso, pérdida de material, entre otros.
El Método CEP
También denominado cantidad económica de pedido, (sus siglas en inglés son EOQ) es un método de gestión de stock muy utilizado para reducir los costes de inventarios en un almacén o bodega. Se centra en calcular la cantidad adecuada de cada pedido de producto o materia prima de la empresa para reducir al máximo los costes de inventario. En otras palabras, igualar los precios entre estas dos variables.
Método UEPS
Si eliges este método lo que se debe hacer es que se venden primero los artículos más recientes, o últimos que ingresaron al inventario. Generalmente lo utilizan comercios que no tienen un inventario muy grande y que sus productos no vencen. ¿Por qué es conveniente? porque el costo de los productos vendidos reflejarán un costo más reciente.
Conteo cíclico
Básicamente este método requiere que se realice un conteo regular a una parte de las existencias, usualmente se realiza en bodegas pequeñas donde se cuentan grupos de referencias en lugar de realizar un conteo general. Se puede completar con el método ABC, ya que a cada clase o tipo de inventario se le asigna una frecuencia de conteo distinta.
Este método también se realiza por conteo cíclico de grupo, cuando se escoge una serie de referencias SKU, con el objetivo de localizar errores al ser inventariados varias veces en periodos cortos.
Otro tipo de conteo físico es el aleatorio, en el que se aplica a referencias con características similares, por ejemplo: rotación, tamaño, peso entre otras. Los grupos se cuentan de forma aleatoria al no haber una característica relevante.
Método del precio ponderado
Utilizarás este método para obtener el valor medio de los stocks que había en un inicio dentro de la bodega, y así conocer qué cantidad ha ingresado y salido de acuerdo al movimiento registrado en las ventas. Esta es una metodología de valoración que forma parte de la contabilidad, que consiste básicamente en multiplicar cada precio por el número de unidades que existen a ese precio, se suman los resultados y ese total se divide entre la suma del total de unidades.
Existen varios tipos de sistemas de control de inventario, en tal sentido al seleccionar el que se va a implementar, es importante identificar que este se adapte a las necesidades del ecommerce, otros métodos que se emplean son los siguientes:
Sistema de código de barras
Este sistema utiliza códigos de barras para identificar los productos y así poder rastrealos, también controla las entradas al escanear los productos al momento de ingresar las compras a las bodegas y cuando estos salen del inventario con las ventas.
Sistema de radiofrecuencia
Se trata de utilizar etiquetas que contienen datos sobre el producto, como lo son: su ubicación, fecha de caducidad, entre otros. Esta información puede ser leída mediante ondas de radio.
Sistema de control de inventario basado en la nube
Comencemos retomando un poco sobre lo que hablabamos en la sección de cómo conseguir que funcione adecuadamente un sistema de inventario, donde mencionamos que teniendo conectividad a internet se pueden realizar transacciones desde cualquier ubicación, pues los datos se almacenan en la nube y están disponibles sin necesidad de estar en una oficina especifíca ni contar con servidores locales.
Sistema de punto de venta
En este caso se utiliza un software de sistema punto de venta (POS)para gestionar el inventario, las cantidades y ubicación de los productos en bodegas se actualizan de forma automática al realizar cada venta, facilitando el seguimiento de los niveles de inventario.
Sistema de control mediante robots
Este sistema utiliza tecnología automatizada mediante el uso de robots que se encargan de la recepción, almacenamiento y envío de los pedidos, lo que limita la intervención humana en la gestión de inventarios.
¿Cuáles son los beneficios que aporta en los ecommerce?
Implementar un sistema de control de inventario es una necesidad en cualquier comercio, son muchos los beneficios que aporta en los ecommerces, porque automatiza procesos para una adecuada gestión de inventario.
El conocer los movimientos de inventario y su valor, garantiza que se realicen las acciones necesarias para garantizar los niveles de inventario en una empresa y más aún en un ecommerce, donde los pedidos pueden ser masificados.
Los principales beneficios que aportan los sistemas de control de inventario en un ecommerce son los siguientes:
- Registro de productos fácil, rápido y eficiente.
- Al almacenar la información en línea se asegura la disponibilidad de productos.
- Controla los niveles de inventario, se puede conocer cantidades máximas y mínimas, como también cantidad excesiva, productos con baja rotación entre otros.
- Alerta automáticamente escasez o productos próximos a vencer.
- Permite conocer los movimientos de cada producto de forma actualizada.
- Optimiza la gestión de pedidos.
- Reduce los costos de inventario, asociados a almacenamiento y envíos.
- Mejora la experiencia de compra, y por ende la satisfacción del cliente.
- Ofrece reportes que permiten analizar la rentabilidad de los productos, y la rotación de inventario.
- Ayuda a tomar decisiones oportunas para hacer reposición de inventario, lo que garantiza buenas relaciones comerciales.
- Permite detectar rápidamente robos en el inventario, y con ello poder tomar medidas para que no suceda nuevamente.
- Facilidad para rastrear los inventarios desde cualquier lugar.
Esto es especialmente beneficioso para los minoristas en línea, ya que puede ayudar a controlar los costos de inventario, mejorar la toma de decisiones y aumentar la eficiencia operativa. El uso de un sistema de control de inventario también puede reducir el tiempo y los recursos necesarios para administrar el inventario, lo que puede ahorrar tiempo y dinero.
