Sistema POS: ¿Qué significa y cómo beneficia a tu e-commerce?

Un sistema POS es la solución tecnológica que ayuda a realizar ventas. En este artículo conocerás qué significa el sistema POS, cuáles son sus características principales y cómo beneficia a tu e-commerce.

¿Qué significa sistema POS?

El sistema POS o punto de venta por sus siglas en inglés (Point of Sale), permite optimizar las operaciones diarias de una empresa, facilitando la gestión de ventas.
En cualquier negocio independiente del rubro o actividad económica que se encuentre es útil contar con un sistema de venta POS, pues brinda la posibilidad de hacer registros de venta más rápidos, mediante la facturación POS, siendo eficientes con las actividades administrativas, llevando un control en tiempo real del inventario.

Tipos de sistema POS

Existen soluciones o software que integran el sistema POS en sus paquetes, podemos encontrar dos tipos de sistemas POS:

  • El sistema POS tradicional.
  • El sistema POS que está alojado en la nube.

El sistema POS tradicional funciona a través de una red de computadoras que requieren de instalación manual en cada equipo o terminal de venta en el que se desee trabajar. Ahora bien, el sistema de venta POS en la nube funciona almacenando todos los datos e información del negocio en un servidor en la nube. ¿Qué quiere decir esto? significa que el sistema POS permite acceder desde cualquier dispositivo y lugar, siempre y cuando estos dispositivos estén conectados a Internet. Esta función junto a las siguientes características ayudará a tu ecommerce a realizar todos los procesos de administrativos y operativos de forma óptima.

Principales características de un sistema POS

  • Control de cajas: Con la apertura y cierre de caja, se puede llevar un registro de las transacciones diarias o a cierre de cada turno. Esta funcionalidad es útil para administrar el dinero que ingresa y sale desde cada punto de venta, también permite controlar los cambios de horario de cada empleado entre cada turno.
  • Control del inventario: Un sistema POS debe facilitar la información sobre la disponibilidad de cada producto, así se podrán observar las unidades existentes en cada bodega y disponibles para la venta.
  • Atención al cliente: La factura POS brinda al cliente rapidez al momento de agregar los productos, aplicar descuentos, y agregar el método de pago, es por ello que la atención y capacidad de respuesta al cliente es eficaz y rápida.

¿Cómo funciona?

Este sistema integra un software y hardware, ¿ qué significa esto? te explicamos, para que este sistema pueda funcionar es necesario contar con un software que viene a ser el programa o aplicación que permite procesar las transacciones de cara al cliente de forma automática. A su vez el hardware, que no es más que el equipo o soporte físico, son las partes tangibles del sistema informático, es decir, los componentes electrónicos.

El sistema POS, es una evolución de la caja registradora clásica, y esta orientado a hacer eficientes las operaciones del día a día, facilitando y mejorando la experiencia de compra. Para realizar tiquetes, documentos equivalentes, o la facturación electrónica, el sistema POS es ideal porque reduce el tiempo entre una transacción de venta y otra.

Beneficios de utilizar el sistema POS en un ecommerce

Un sistema POS es ideal para todo tipo de tienda, tanto física como E-commerces, debido a que ofrece una experiencia de compra-venta fluida, conoce a continuación los principales beneficios de implementar un sistema POS:

1. Optimiza el proceso de venta

Además de poder controlar las ventas de varias tiendas en tiempo real, disminuye ventas perdidas al visualizar disponibilidad de productos en otras bodegas.

2. Minimiza errores

Contar con un sistema automatizado, permite cambiar precios en los productos, evitando introducir los precios manualmente, como también se pueden aplicar promociones y descuentos de manera controlada. Ello ayuda a minimizar errores manuales, ofreciendo datos de inventario en tiempo real.

3. Múltiples medios de pago

Los sistemas POS, facilitan agregar los pagos de las facturas POS, ofreciendo múltiples medios de pago
a los clientes.

4. Códigos de barra

Este sistema utiliza lectores de códigos de barras, siendo beneficioso para ingresar grandes cantidades
de productos y agilizar la búsqueda de los mismos en el proceso de venta.

5. Apertura y cierre de caja

El sistema POS proporciona una forma sencilla de monitorear el desempeño de cada empleado, mediante la apertura y cierre de caja ya que facilita el control y administración del efectivo.

6. Información centralizada

Cuando hablamos de un sistema POS con datos centralizados nos referimos a que además de mostrar la información completa de los productos, pueda almacenar datos de los clientes y controlar el ingreso y salida de dinero. Tener la información necesaria para realizar las operaciones propias de la venta, ayudará a la tienda Online a atender oportunamente a sus clientes.

Sistema POS en Colombia

En Colombia, este sistema tiene un límite de facturación para cada venta realizada mediante el punto de venta. El artículo N° 13 de la Ley 2155 o Ley de Inversión Social, modifica el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, estableciendo en el parágrafo N° 2 que «el tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar, siempre que la venta del bien y/o prestación del servicio que se registre en el mismo no supere cinco (5) UVT por cada documento equivalente P.O.S. que se expida, sin incluir el importe de ningún impuesto».

Onexfy ofrece entre sus herramientas las ventas POS, permitiendo a los usuarios realizar ventas rápidas atendiendo lo señalado por la DIAN y la Ley, puesto que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales ( DIAN ), emitió la resolución 001092 del 1 de julio de 2022, donde establece el calendario para la exigibilidad del límite máximo (5 UVT), el cual tiene vigencia a partir de este año 2023, para facturación POS mayor a 5 UVT.

¿Se debe generar factura electrónica por pedidos que superen 5 UVT?

Si, desde el mes de febrero de este año, se comenzó a implementar la facturación electrónica (no documento equivalente) obligatorio en sistemas POS, para facturas mayores a 5 UVT (Unidades de Valor Tributario), antes de impuestos.

Si deseas conocer más sobre las fechas de obligatoriedad, consulta la resolución 001092 o visita la página web del Instituto Nacional de contadores públicos Colombia (INCP).

¿Sabías que en Onexfy creamos futuro? Además de contar con la funcionalidad del sistema POS, que permite generar tickets de compra con pasos simples, rápidos y eficientes, nuestro software también permite la integración con diferentes aplicaciones, controlar inventario y los procesos logísticos que ayudarán a llevar las empresas de comercio electrónico al siguiente nivel.

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