¿Qué es la facturación electrónica?
Con la actual transformación a lo digital, la facturación electrónica se ha convertido en una modalidad de facturación necesaria para cualquier negocio que busque optimizar sus procesos y reducir sus costos administrativos. Conoce en este blog qué es facturación electrónica y por qué esta práctica es tan importante para el control de tus ventas.
La era digital ha cambiado la forma en que las empresas administran sus operaciones, el uso de la tecnología ha permitido automatizar procesos y mejorar la gestión empresarial. Tanto así que uno de los aspectos más relevantes en este sentido es la facturación electrónica, la cual ha demostrado ser una herramienta de facturación eficiente para el control financiero.
En Colombia, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) es el ente tributario que garantiza la seguridad fiscal nacional, y es quien dicta a los contribuyentes las normas tributarias para el asegurar el cumplimiento de las obligaciones impositivas para que todos contribuyan al gasto público.
Es así como nace la facturación electrónica, pues permite a las empresas enviar y recibir facturas de forma digital, por lo que se ahorra tiempo y dinero, a la vez que se reduce el riesgo de errores humanos.
Las facturas de venta son el aval que entregan las empresas a sus clientes por las compras realizadas, ahora bien, existe la modalidad de factura POS y factura electrónica. Una de sus diferencias es que la factura POS no es reportada en tiempo real a la DIAN mientras que la factura electrónica es emitida inmediatamente.
Además, la facturación electrónica es una alternativa ecológica que reduce el uso de papel, lo que la convierte en una opción amigable con el medio ambiente.
En resumen, la transformación a lo digital ha traído consigo grandes oportunidades para las empresas, y la facturación electrónica es una de las herramientas más importantes que deben considerar para mejorar la eficiencia financiera.
¡Conoce cómo llevar un control eficiente de tus ventas mediante la facturación electrónica a continuación!
¿Qué es la facturación electrónica?
La facturación electrónica es un documento digitalizado, que emplea un sistema de emisión y recepción de facturas en formato digital, dnado validez a la operación comercial entre dos partes, empresa y cliente. Este es un documento legal que ha revolucionado la forma en que las empresas realizan sus transacciones comerciales.
La facturación electrónica tiene un impacto positivo en el medio ambiente, al reducir el uso de papel y la emisión de gases contaminantes asociados a su producción y transporte, lo que se traduce en un ahorro significativo para las empresas, mejorando su eficiencia administrativa mediante el control de las ventas.
¿Cómo la factura electrónica favorece el control de las ventas?
Al ser un documento electrónico que sirve para validar y guardar registro de una transacción comercial, la facturación electrónica permite una mayor eficiencia en los procesos de facturación, favorece el control de las ventas porque garantiza legalidad, dando paso al cumplimiento de obligaciones fiscales.
Al facturar electrónicamente, tanto el que vende como el que hace la compra adquieren responsabilidades, la correcta entrega de los productos o servicios señalados en el documento y la inclusión de estos datos en la contabilidad de cada parte, es lo que principalmente garantiza la transparencia de las transacciones comerciales.
El proceso administrativo de facturación se simplifica cuando se emplea la facturación electrónica, mejorando la productividad, al ahorrar tiempo y recursos. Por otra parte, la contabilidad también mejora siendo más detallada y precisa.
Junto con mencionar estos puntos, al utilizar la facturación electrónica todas las transacciones comerciales quedan registradas de manera inmediata y automática en un sistema electrónico que informa a la DIAN en tiempo real, permitiendo acceso a los datos de las ventas en el portal tributario.
Otro factor que favorece el control de las ventas mediante el uso de la facturación electrónica, es que facilita el análisis de las ventas y la creación de estadísticas en tiempo real.
De manera que la información recopilada a través de la emisión de facturas electrónicas puede ser utilizada para la construcción de informes de ventas, comparando los datos obtenidos en un periodo determinado. De hecho, se pueden detectar errores y hacer un ajuste en la planificación de las ventas.
¿Cómo se relaciona la facturación electrónica con el sistema POS?
Aunque ambos documentos de facturación se utilizan para plasmar la ocurrencia de una venta, la principal diferencia entre la factura electrónica y la factura por punto de venta o sistema POS, es el momento de emisión, es decir, la factura electrónica se genera y se envía al ente tributario de forma inmediata y es deducible de impuestos. Mientras que el sistema de facturación POS, no permite impuestos descontables ni es deducible de los mismos, y generalmente se imprime mediante un dispositivo en formato de tiquete de venta.
Por lo que se refiere a la facturación electrónica, esta tiene como objetivo automatizar y optimizar la gestión de los procesos administrativos de facturación, haciendo posible el intercambio electrónico de facturas entre las diferentes partes involucradas en una transacción comercial. Por su parte, la factura POS es una herramienta utilizada para registrar ventas rápidas y menores a cinco unidades de valor tributario (5 UVT), también puede ser empleada para registrar ventas a la figura de consumidor final.
Tal como se ha mencionado, las facturas realizadas mediante el sistema POS, no dan derecho a impuestos descontables del IVA, ni a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, ahora bien, este año (2023) entró en vigencia una resolución emitida por la DIAN, donde se establece un calendario para que los facturadores electrónicos emitan de forma obligatoria la factura electrónica, cuando la venta supere el límite establecido de cinco unidades de valor tributario (5 UVT).
Calendario para convertir ventas POS en facturas electrónicas
En algunos casos, los sistemas de facturación POS pueden integrarse con herramientas de facturación electrónica, para explicarlo mejor, las ventas registradas en el sistema POS pueden convertirse automáticamente en facturas electrónicas, lo que permite una gestión más eficiente de la facturación.
A partir del mes de febrero del presente año (2023), comenzó la exigibilidad del límite máximo en UVT para la expedición del tiquete de máquina registradora con sistema de facturacion POS.
“El tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar, siempre que la venta del bien y/o prestación del servicio que se registre en el mismo no supere cinco (5) UVT por cada documento equivalente P.O.S. que se expida, sin incluir el importe de ningún impuesto. Lo anterior, sin perjuicio de que el adquiriente del bien y/o servicio exija la expedición de la factura de venta, caso en el cual se deberá expedir la misma. Lo anterior será aplicable de conformidad con el calendario que para tal efecto expida la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN. ”
Parágrafo 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.
¡Presta atención a los grupos de contribuyentes obligados y sus fechas a continuación!
| Número del grupo y sujetos obligados | Fecha máxima para aplicación del límite de 5 UVT |
| 1. Grandes contribuyentes. | 1 de febrero de 2023 |
| 2. Declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios o declarante de ingresos y patrimonio, que no tengan la calidad de grandes contribuyentes. | 1 de abril de 2023 |
| 3. No declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios. | 1 de mayo de 2023 |
| 4. Demás sujetos que no tengan ninguna de las calidades mencionadas. | 1 de junio de 2023 |
Relacionar de esta forma lo qué es la facturación electrónica, con lo que significa facturar mediante el sistema POS, implica una mayor automatización de procesos, ya que las facturas electrónicas se pueden generar automáticamente y ser enviadas a los clientes por correo electrónico.
Lo mencionado anteriormente, elimina la necesidad de imprimir y enviar los tiquetes POS de forma física, permitiendo una gestión financiera más eficiente y responsable, porque la factura electrónica es un documento fiscal válido para efectos tributarios y legales, mientras que la factura POS no siempre tiene el mismo nivel de validez legal y su uso está regulado por la DIAN de manera diferente.
Para implementar la facturación electrónica en tu empresa, ¿Sabes cómo empezar?
Es probable que ya hayas escuchado sobre la factura electrónica de venta, y que aún tengas dudas sobre qué es la facturación electrónica y qué se necesita para implementarla en tu negocio.
Te contamos más acerca de ello, la facturación electrónica no solo es más eficiente y segura que el modelo tradicional de facturación, sino que también es más conveniente para tus clientes.
Lo mejor es que con soluciones tecnológicas como Onexfy, podrás integrar la facturación electrónica, siendo un proceso bastante sencillo.
Cómo primer paso, deberás habilitar tu empresa como facturador electrónico, este proceso se realiza de forma virtual desde la página web de la DIAN.
Luego, necesitarás elegir un proveedor de servicios de facturación electrónica, en este caso podrás utilizar la plataforma de Onexfy para integrar tu cuenta con la ayuda de un código o token, que se obtiene desde el mismo portal de la DIAN.
Finalmente, podrás solicitar una resolución para facturar tus ventas, y comenzar a generar facturas electrónicas directamente desde el software Onexfy.
Es importante investigar sobre las leyes y regulaciones vigentes en Colombia respecto a la facturación electrónica, como por ejemplo las siguientes resoluciones:
La primera trata de los sistemas de facturación, como también sobre los proveedores tecnológicos, y la segunda contiene el calendario para que los contribuyentes generen obligatoriamente la factura electrónica, cuando la venta supere las cinco unidades de valor tributario.
Habría que decir también, que las plataformas de comercio electrónico deben ajustar sus procesos administrativos a un software que les permita generar y entregar facturas electrónicas de venta a sus usuarios o clientes.
Datos necesarios en el documento de facturación electrónica
De acuerdo a la DIAN, mediante la resolución Nro. 000042 de 2020, las facturas electrónicas deben contener los siguientes datos:
- Debe expresar el título de factura electrónica de venta.
- Contar con los apellidos y nombres de quien preste el servicio, es decir, el nombre de la empresa o persona particular que hace la venta y su número de identificación tributaria NIT.
- Tener además los apellidos y nombres del comprador con su respectivo NIT. (en caso que no se encuentre registrado en el RUT será necesario incluir tipo y número de documento de identidad).
- Incluir el sistema de numeración consecutiva para las facturas electrónicas, mediante la resolución de facturación.
- En el documento de facturación electrónica debe visualizarse la fecha y hora de generación.
- Como también la fecha y hora de expedición, (corresponde a la validación realizada por la DIAN).
- Especificar la cantidad y descripción detallada de los productos vendidos o servicios prestados.
- Indicar el valor total de la operación.
- Señalar la forma de pago y el medio de pago.
- Indicar la calidad de retenedor del IVA.
- Discriminar el IVA y su tarifa correspondiente.
- Discriminación del Impuesto al Consumo y la tarifa correspondiente.
- Incluir firma digital.
- Indicar CUFE (Código Único de Factura Electrónica).
- E incluir código QR, cuando se trate de la representación gráfica digital o impresa (PDF).
Sin duda alguna entre las herramientas administrativas más importantes se encuentran aquellas que permiten llevar un control eficiente de las ventas, donde se puedan gestionar los pagos y las fechas de vencimiento de las mismas. Así como también es esencial contar con un software que facilite gestionar documentos, su almacenamiento y sobre todo un fácil acceso a las facturas electrónicas de manera organizada y segura.
Otro aspecto importante a considerar es la integración con otros procesos administrativos de la empresa, como es el área contabilidad, para facilitar la gestión de impuestos y la generación de informes. A su vez, la integración con otras plataformas como por ejemplo una plataforma para tener una tienda virtual.
Definitivamente, contar con las herramientas y software adecuados para gestionar la facturación electrónica es crucial para mejorar la eficiencia y el control financiero.
