¿Qué son los procesos administrativos de una empresa?
Cada empresa o emprendimiento es diferente aún cuando brinden el mismo tipo de actividad económica, y la planeación de procesos administrativos es una función indispensable que se debe realizar independientemente del rubro al cual se dediquen.
Los procesos administrativos consisten en diseñar estrategias que orienten el accionar de la empresa para cumplir sus metas y alcanzar sus objetivos. Están compuestos de etapas para la administración de los recursos internos: humanos, financieros, materiales y tecnológicos, por ello el desarrollo de los procesos administrativos es crucial para alcanzar el éxito empresarial.
Con el análisis de la situación del negocio, se pueden definir los objetivos que se quieren obtener, así diseñar estrategias y desarrollar planes de acción que muestren el camino a seguir para implementar las acciones apropiadas a corto, mediano y largo plazo.
Generalmente el objetivo más importante de una empresa es el de ser rentable y generar ganancias, con un buena buena planificación administrativa que dicte los procedimientos a seguir se puede llegar a alcanzar ese objetivo final de forma más eficiente.
¿Por qué debe haber una planeación de procesos administrativos adecuada?
La planeación de procesos administrativos adecuada es indispensable para lograr que un proyecto o negocio sea exitoso, esta planeación debe responder al objetivo que se desea alcanzar, para que al ejecutarla adecuadamente brinde los resultados que se desean obtener. ¿Cómo saber si es adecuada para tu empresa? lo sabrás a medida que comiences a seguir los pasos y hagas seguimiento y control de cumplimiento.
Principalmente una planeación adecuada se evidencia cuando la empresa es exitosa en su mercado, pues atiende los siguientes puntos:
- Maximiza la eficiencia: permite verificar aquellos procesos administrativos que tienen oportunidad de mejora, de aquellos que necesitan ser eliminados. Por consiguiente, favorece maximizando la eficiencia y reduciendo costos en la empresa.
- Asegura la calidad: la planeación de procesos está estrechamente vinculada a la gestión de la calidad, de la norma ISO 9000. Al realizarla adecuadamente garantiza la calidad de los productos o servicios que se ofrecen, al estar regidos por estándares y procedimientos.
- Facilita la toma de decisiones: el contar con datos útiles para la toma de decisiones, ayuda a que se tomen decisiones informadas y estratégicas.
- Aumento de la productividad: cuando se establecen plazos y se entregan responsabilidades, las tareas pueden ser abordadas dentro de lo esperado, por lo tanto si fue planificado adecuadamente, posibilita el aumento de la productividad de los colaboradores y del proceso administrativo en general.
Una planificación de procesos administrativos adecuada, también reduce riesgos vinculados con los procesos de la empresa, porque se pueden identificar errores, y áreas de mejora que permiten aplicar acciones para mitigar riesgos mayores.
Aspectos que se deben tomar en cuenta al momento de hacer una planeación de procesos administrativos
Entre las etapas que conforman el proceso administrativo se encuentra la planeación como punto de partida, sobre todo porque esta etapa consiste en formular planes que guiarán el accionar de la empresa de una manera adecuada.
Las etapas que componen el proceso administrativo son: la planificación, organización, dirección, integración y control. En este artículo nos centramos en la planeación de procesos administrativos, porque corresponde a identificar y planificar los procesos que se deben hacer para cumplir los objetivos.
Ahora, en este punto, quizás te preguntes ¿Cuáles son los aspectos que se deben tomar en cuenta al momento de hacer una planeación de procesos administrativos? así podrás comenzar a aplicarlos y optimizar el proceso administrativo actual.
Ten presente los siguientes aspectos:
- Definir los procesos necesarios: no es más que detallar los objetivos a alcanzar.
- Asignar recursos: identifica los recursos humanos o equipo de trabajo, recursos materiales, financieros y tecnológicos adecuados a tu empresa y mercado.
- Establecer plazos y responsabilidades: un calendario de actividades es una buena opción para poder marcar fechas, indicar el tiempo requerido para la entrega de tareas, y asignar a las personas responsables del cumplimiento.
- Evaluar: se trata de establecer mecanismos de evaluación que permitan medir el desempeño y realizar ajustes en los casos necesarios.
- Comunicar: mediante una comunicación efectiva el mensaje que se da es recibido y se comprende tal y como es comunicado, por tanto, asegura que la interpretación es la misma tanto para el emisor como para el receptor del mensaje.
- Ser flexible: significa estar preparado para cualquier eventualidad, para realizar ajustes o cambios en el plan del proceso administrativo.
Para resumir, los aspectos de la planeación de procesos administrativos, se realizan de forma constante, pues una vez que se cumplen tiempos y los objetivos, se plantean nuevas estrategias para continuar con el proceso administrativo de la empresa.
Planea procesos administrativos con Onexfy siguiendo estos pasos
Haz crecer más rápidamente tu negocio planificando los procesos administrativos con Onexfy, ¿Te interesa? Si es así, puedes seguir los siguientes pasos:
Identifica los procesos administrativos clave
Saber reconocer los procesos administrativos esenciales en tu negocio o emprendimiento, es crucial, como por ejemplo serían los siguientes: la gestión de compras, gestión de inventario, cómo se realiza la facturación, cómo se hace la gestión de cobranza, entre otros.
Define objetivos y metas
Establece objetivos y metas detallados para cada proceso administrativo, identificando qué quieres lograr con ellos y cómo se alinean con los objetivos generales que quieres lograr.
Selecciona herramientas adecuadas
Con esto nos referimos a las herramientas disponibles en Onexfy, evalúa que se ajusten a tus necesidades, es decir, que las funcionalidades disponibles puedan ser utilizadas apropiadamente, como lo son el control de inventarios, las integraciones con las principales plataformas de comercio electrónico, las herramientas para facturación y gestión de compras, el control de la base de datos de clientes y proveedores, además de los reportes de gestión de ventas, seguimiento de la cobranza y otros reportes administrativos y que te permiten conocer la situación financiera.
Establece procedimientos y flujos de trabajo
Define los procedimientos y flujos de trabajo detallados para cada proceso administrativo, incluyendo las actividades específicas, quienes son los responsables de llevarlas a cabo, plazos y pasos a seguir.
Asigna roles y responsabilidades
Comprueba que la asignación de roles y responsabilidades sean claras para cada miembro de tu equipo, así la planeación de procesos administrativos tomará en cuenta las actividades en las que debe enfocarse cada persona, y con ello medir su desempeño.
Implementa y monitorea procedimientos
Implementa los procesos administrativos en Onexfy, asegurándote de que se sigan los procedimientos establecidos. Monitorea y revisa periódicamente los resultados y realiza ajustes según sea necesario, existe una funcionalidad para auditoría interna que te puede ser útil. Podrás apoyarte en nuestro centro de ayuda para conocer el paso a paso de las funcionalidades que ofrece Onexfy.
Aplica la mejora continua
Utiliza los datos plasmados en los reportes disponibles en Onexfy para identificar áreas de mejora en tus procesos administrativos y realizar ajustes para optimizarlos constantemente.
Con el control de procesos administrativos en tu empresa con Onexfy, podrás mejorar la eficiencia, productividad y la rentabilidad. Ya que este control te ayudará a evitar o minimizar errores frecuentes, aplicar correctivos y buscar soluciones.
No olvides los elementos primordiales de la planeación
Vamos a explicarte cada uno de los elementos que intervienen en la planeación de procesos administrativos, estos son aquellos componentes o principios que inciden directamente en el plan administrativo, para explicarlo mejor, son los elementos esenciales para realizar una metodología que está en línea con lo requerido para la calidad en la planificación:
Visión:
Se debe proyectar hacia dónde va dirigida la empresa, qué se quiere lograr a largo plazo.
Misión:
Este elemento es el que define el objetivo, y establece el propósito para el cual se ha iniciado el negocio o emprendimiento, la misión determina qué es lo que se pretende lograr.
Objetivos:
Son aquellas metas que al completarlas permitirán alcanzar la misión planteada, los objetivos marcan los pasos a seguir para obtener lo que la empresa desea lograr. A su vez cada colaborador puede plantearse objetivos que con su trabajo permitan hacer más cercano el objetivo general del negocio o emprendimiento.
Los valores:
Son el conjunto creencias, convicciones y principios por los que se rige la empresa, estos influyen en el comportamiento de cada colaborador pues orientan en cómo se perciben los problemas y se toman las decisiones para darles solución.
Estrategia:
Se trata de describir las pautas que se deben seguir para lograr cada objetivo establecido, canalizando esfuerzos y designando recursos en función de lo que se pretende lograr.
Análisis FODA:
Es una herramienta muy utilizada para ayudar a las empresas y también a las personas a identificar sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. Este elemento también es conocido como análisis DAFO.
En cuanto a las oportunidades y amenazas, estás son consideradas como factores externos que pueden influenciar en los resultados de la empresa. Por tanto las debilidades y fortalezas, son cualidades o defectos que se consideran internos o propios de cada empresa.
Políticas o normas:
Determinan los lineamientos a seguir para tomar decisiones en cada una de las áreas o equipos de la empresa.
Programa:
Corresponde a las acciones a ejecutar de acuerdo para el control de procesos administrativos.
Presupuesto:
Se trata de destinar recursos financieros a la implementación, y ejecución del plan empresarial. Ayudan a analizar en periodos de tiempo, si se están logrando o no resultados.
Un presupuesto detallado facilita el control de gastos y asegura que los ingresos sean suficientes para cubrir todas las obligaciones y permite conocer qué actividades son necesarias para aumentar las ganancias mediante el manejo óptimo de recursos.
Estos elementos junto con el conjunto de pasos a seguir, son clave para alcanzar el éxito en la planeación de procesos administrativos en tu empresa junto a Onexfy.
