En Onexfy, buscamos simplificar procesos administrativos y contables por eso en nuestra experiencia ayudando a emprendedores con el crecimiento de sus negocios, hemos notado que en muchos de ellos una parte importante de su gestión empresarial es mantener tus cuentas contables bajo control.
En este artículo te explicaremos qué son las cuentas contables, cómo se clasifican y todo lo que necesitas saber para gestionarlas eficientemente.
¿Qué son las cuentas contables?
Para muchas personas las cuentas contables son un dolor de cabeza, sin embargo, son herramientas de la contabilidad que ayudan a evitar precisamente dolores de cabeza por una gestión contable inadecuada. Las cuentas contables permiten clasificar y registrar las operaciones financieras de un negocio, se emplean para hacer registros de cada transacción financiera y contable de forma cronológica.
Con la finalidad de tener un mejor control de la información contable en una empresa, cada cuenta se clasifica como un activo, un pasivo, ingreso o egreso, atendiendo a su naturaleza, es decir, de acuerdo a cómo se organizan sus movimientos financieros, de tipo débito o crédito.
En efecto las cuentas contables ofrecen grandes beneficios para las empresas, ayudan a tener un mayor control de los recursos financieros de cualquier tipo de empresa, ya sea de tamaño grande o pequeña en cuanto a su cantidad de trabajadores. Pues sirven para registrar las operaciones económicas, dando a conocer a detalle el origen y el destino de estos recursos, posibilitando el análisis de información financiera y por consiguiente, facilitan la toma de decisiones basadas en los datos de los estados financieros.
A su vez, la información que arrojan los estados financieros permite la planificación tributaria, para explicarlo mejor, facilitan el cumplimiento de obligaciones fiscales, mediante el cálculo de los mismos en una fecha anticipada.
En general, toda información contable ayuda al crecimiento de un negocio. Ayuda a detectar errores, prevenir fraudes, ajustar presupuestos y brinda la posibilidad de acceder a financiamientos.
¿Sabes que significa el método de partida doble en las cuentas contables?
Se refiere a que una cuenta contable utiliza el método de partida doble para registrar las transacciones financieras o comerciales de un negocio. En este sentido, se realizan asientos contables en dos columnas, una para el cargo de la cuenta contable y otra columna para el abono, garantizando el equilibrio del registro, y que se cumpla con ello la ley de la partida doble.
La ley de partida doble establece que la suma de los cargos debe ser igual a la suma de los abonos en todas las transacciones financieras de una entidad.
Hacer registros o asientos contables es vital, para conocer y entender la razón por la que una cuenta aumenta o reduce su saldo, y alimenta los estados financieros.
¿Cómo se clasifican las cuentas contables?
Mencionamos al inicio de este artículo, que te explicaremos cómo se clasifican las cuentas contables, así que ¡Vamos a ello!
Las cuentas contables se clasifican por categorías, cada una de ellas tiene características y funciones determinadas.
A continuación, señalamos dos grupos con sus categorías de cuentas contables para explicar mejor cómo se organizan y se utilizan en la contabilidad de cualquier negocio:
Cuentas reales
Este grupo corresponde a las cuentas que alimentan el balance general o estado de situación financiera, se les denomina así porque en este grupo se registran los bienes, obligaciones y derechos de una empresa. Hay que mencionar, además que estas cuentas son de carácter permanente, es decir, que se mantienen abiertas, por lo que se traspasan sus saldos en cada período contable.
En este grupo de cuentas contables se encuentran las siguientes subcuentas principales:
- Activos: comprende el conjunto de bienes y derechos propiedad de una empresa o entidad financiera, ya sean tangibles o intangibles. El activo a su vez, se divide en tres subcuentas: activo corriente, activo fijo y otros activos.
- Pasivos: muestran las obligaciones que tiene un negocio con alguna entidad, es decir, son las obligaciones que una empresa tiene con terceros. Se divide en dos subcuentas: pasivo corriente y pasivo no corriente.
- Patrimonio o Capital: está integrado por el conjunto de valores y aportaciones que pertenecen a los accionistas, inversores externos o dueños de la empresa. Se divide en tres subcuentas: capital social, reservas y resultados acumulados.
Cuentas nominales
Por lo que se refiere a las cuentas nominales, estas representan los ingresos y los egresos, se cierran cuando se finaliza cada período contable, porque sirven para conformar el estado de resultados o estado de pérdidas y ganancias que es analizado en un período determinado.
A continuación explicamos el concepto de las principales subcuentas que conforman las cuentas nominales:
- Ingresos: estos provienen del resultado de las actividades económicas de las empresas, la cuenta contable es conformada por el dinero que ingresa producto de la venta de bienes o de la prestación de servicios. Por tanto la cuenta contable ingresos se divide en varias subcuentas: Ingresos de explotación, Ingresos financieros y Otros ingresos.
- Costos: están relacionados directamente con los procesos productivos. Son una inversión que se realiza con el objetivo de obtener un beneficio económico más adelante.
- Gastos: se relacionan con los costos, pues son desembolsos realizados para la producción y venta de bienes y servicios. No obstante, los gastos señalan si disminuye el beneficio del negocio o si aumentan la deuda o pérdida. Su duración es igual a la del período contable, es decir, son cuentas que se cierran al finalizar este período, por ello son cuentas de carácter temporal. También se divide en subcuentas como: gastos de explotación, gastos financieros y otros gastos.
Naturaleza de las cuentas contables
Una cuenta contable es de naturaleza deudora o acreedora, ¿Qué quiere decir esto? Se trata de conocer y entender el por qué el saldo de una cuenta contable aumenta o disminuye.
Esta información es muy importante cuando necesitamos realizar un registro contable, porque de esta forma podemos registrar adecuadamente la información.
En este sentido, las cuentas contables con naturaleza deudora son aquellas que aumentan su saldo cuando registran un débito, y reducen su saldo al hacer un registro de crédito. Y las cuentas son acreedoras cuando por su naturaleza su saldo aumenta al registrar un crédito, y reducen su saldo al realizar un registro del débito.
En Colombia las cuentas contables se estructuran de acuerdo a lo señalado en el Decreto 2650 del año 1993. Este decreto contiene disposiciones sobre el Plan Único de Cuentas (PUC), el cual busca la uniformidad en los registros de las operaciones permitiendo que la información contable sea clara, confiable y pueda compararse.
¿Cómo se codifica el Plan Único de Cuentas?
| Clase | El primer dígito. |
| Grupo | Corresponde a los dos primeros dígitos. |
| Cuenta | Son los cuatro primeros dígitos. |
| Subcuenta | Los seis primeros dígitos. |
Ahora bien las clases que identifican el primer dígito son las siguientes:
Las primeras tres clases comprenden las cuentas que conforman el Estado de Situación Financiera o el Balance General como anteriormente era conocido este reporte. Ahora bien, las clases identificadas como 4, 5, 6 y 7 corresponden a las cuentas del Estado de Ganancias o Pérdidas o Estado de Resultados.
| Clase 1 | Activo. |
| Clase 2 | Pasivo. |
| Clase 3 | Patrimonio. |
| Clase 4 | Ingresos. |
| Clase 5 | Egresos o gastos. |
| Clase 6 | Costos de Ventas. |
| Clase 7 | Costos de producción o de operación. |
| Clase 8 | Cuentas de Orden Deudoras. |
| Clase 9 | Cuentas de Orden Acreedoras. |
Por otra parte, las cuentas de orden identificadas en las clases 8 y 9 no afectan los reportes contables mencionados, sino que se utilizan para registrar contingencias derechos u obligaciones, y generalmente se anexan en el Estado de Situación Financiera una vez concluido el ejercicio contable.
Para ilustrarlo mejor te presentamos en el siguiente ejemplo la naturaleza de las cuentas contables:
- Las cuentas de activo, costos y gastos nacen y aumentan por el debe y disminuyen por el crédito por esta razón son de naturaleza deudora.
- Por su parte las cuentas de naturaleza acreedora, de clase 2, 3, y 4, (pasivo, patrimonio e ingresos), nacen y aumentan por el crédito y disminuyen por el débito.
¿Cómo Onexfy puede ayudarte a tener bajo control tus cuentas contables?
Siempre facilitando los procesos administrativos, logísticos y en este caso también los procesos contables de tu negocio o e-commerce, Onexfy cuenta con funcionalidades que te ayudan a automatizar los registros contables.
En cuanto a la contabilidad, con el apoyo de un software se tienen grandes ventajas porque además de ayudar a tener bajo control las cuentas contables sin tener que estructurar manualmente el plan único de cuentas, no es necesario llevar el libro diario por separado de la gestión logística empresarial.
Esperamos que esta información te sea de ayuda para comprender bien la clasificación de las cuentas contables, pues te permitirá ubicar cada cuenta de acuerdo a su función y naturaleza, para que los estados financieros que se elaboren reflejen con precisión la situación financiera de tu empresa.
