Estamos ante una denominada “fiebre de emprendimientos”, antes eran una minoría, pero ahora es muy fácil tener una idea y convertirla en un negocio, por lo que algunos emprendedores hacen algunas de estas preguntas: ¿Es necesario tener el inventario centralizado? , ¿Cómo llevar un control de inventario? Y sobre todo, ¿Qué software de control de inventario utilizar? Las respuestas a todas estas preguntas están en este artículo, así que sigue leyendo.
El control de inventario, es importante tanto para tiendas físicas como para tiendas virtuales o ecommerces, pues permite maximizar las ganancias, aprovechar al máximo el inventario, evitar el exceso de existencias y reducir las devoluciones.
Inventario y control de inventario
Comenzaremos definiendo qué es el inventario, los tipos de inventario para luego definir de qué trata el control de inventario.
Definición de Inventario
El inventario es un conjunto de productos almacenados a corto plazo, en espera de su posterior empleo o venta. El inventario permite surtir regularmente a quienes los consumen, ahora bien, a este stock de productos se le hace seguimiento y se almacena para satisfacer la demanda de los clientes de forma rápida y eficiente.
Tipos de inventario
Es importante conocer las variedades de inventario y clasificar los productos correctamente, porque cada tipo de inventario se gestiona de un modo distinto. Estos pueden clasificarse atendiendo a su forma, su función o al punto de vista logístico.
Los inventarios pueden clasificarse según su forma en:
- Inventario de materias primas: el cual es formado por todos los materiales que sirven para elaborar productos.
- Inventario de productos en proceso: son los bienes que se encuentran en proceso de manufactura.
- Inventario de productos terminados: lo integran aquellos bienes que ya han finalizado su proceso de transformación y están listos para ser vendidos.
Atendiendo a su función, los inventarios puedesn clasificarse en:
- Inventario de reserva: comúnmente es llamado «Stock de Seguridad«, y se utiliza para afrontar incrementos en la demanda o paros inesperados en la producción.
- Inventario de desacoplamiento: este inventario es útil para empresas manufactureras y se mantiene entre dos procesos adyacentes. Para explicarlo mejor, una empresa mantiene un inventario de productos sin terminar en cada etapa de producción, y en el caso de presentarse una avería o falla en una máquina o proceso, la tienda utiliza el inventario de desacoplamiento para asegurarse de que los procesos de producción no se detengan.
- Inventario de ciclo: es la parte de la mercancía que siempre se tiene disponible y que forma parte de la rotación regular de la empresa, como parte de los niveles de demanda. Se fabrican o se compran más unidades de las estrictamente necesarias en ese período para abaratar los costes de fabricación o de compra.
- Inventario de previsión: este tipo de inventario aparece principalmente en productos de demanda estacional. Lo integran los productos que se fabrican y se acumulan de más en períodos de demanda baja para afrontar los próximos períodos de demanda alta.
Según el punto de vista logístico, los inventarios pueden clasificarse en:
- Inventario en tránsito: cuantifica los productos y materiales que están de camino al almacén o bodega y que ya han sido solicitados a los proveedores.
- Existencias para especulación: se mantienen para obtener beneficio con las fluctuaciones de su precio.
- Existencias de naturaleza regular o cíclica: destinados a satisfacer la demanda promedio durante el tiempo de reaprovisionamientos sucesivos.
- Existencias de seguridad: puede crearse como protección contra la variabilidad de la demanda y el tiempo de reaprovisionamiento.
- Existencias obsoletas o perdidas: se trata de existencias deterioradas, caducadas o perdidas.
El control de inventario
Ahora bien, el control de inventarios se refiere a la gestión y monitoreo de los productos que una empresa tiene en stock para su venta o consumo interno. La finalidad del control de inventarios es asegurar que la empresa tenga suficientes productos para cumplir con la demanda de los clientes, pero sin incurrir en costos innecesarios por la acumulación excesiva de productos.
Factores claves del control de inventario
Los siguientes son factores que permiten realizar un control de inventario adecuadamente:
- Conteo físico: es la contabilización manual o automática de los productos, de manera periódica y de preferencia de forma aleatoria, a las cantidades existentes en bodegas, por ejemplo realizar conteo físico de materias primas, productos en proceso y productos terminados.
- Sistema computarizado: empleando un software que permita automatizar los procesos que deben realizarse en en bodegas y como resultado ayude a incrementar la eficacia y productividad del control de inventarios.
- Registro de entradas y salidas: consiste en mantener un registro detallado de los movimientos de entradas y salidas de los productos, ayudar a identificar patrones de demanda y a prever la necesidad de hacer pedidos adicionales. Estos reportes detallan todas las materias primas, productos en proceso y productos terminados que entran y salen de las bodegas.
- Instalaciones adecuadas: espacio diseñado especialmente para resguardar y mantener en excelentes condiciones las mercancías.
- Cantidades en inventarios: se refiere a determinar el límite mínimo y máximo de mercancías que deben estar en el almacén.
- Solicitud de compras: corresponde a un formato que debe ser completado y entregado a los proveedores para solicitar el abastecimiento de materias primas.
- Reabastecimiento automático: en algunos casos, se pueden utilizar sistemas automatizados para reordenar productos cuando su nivel en inventario llega a un punto de reorden determinado.
¿Qué es la centralización de inventario?
La centralización de inventario es una solución ideal para la mayoría de los negocios, ya que cuenta con ventajas específicas. Se trata de un software administrativo como Onexfy con el que se pueden crear varias bodegas para la gestión logística, así pueden existir varios canales de venta y controlar el inventario desde diferentes bodegas en un mismo lugar, o concentrar el inventario reduciendo el número de almacenes a solo uno o dos instalaciones ubicadas estratégicamente.
No obstante, aunque se suele asociar la centralización de inventario a un único almacén, esto no siempre es así. En realidad, pueden existir varias bodegas desde donde se distribuyen las mercancías almacenadas. Un inventario centralizado es un método muy común que se utiliza en el comercio electrónico, en el sitio web los usuarios realizan pedidos de productos y la gestión logística empresarial se lleva a cabo en la ubicación del inventario centralizado, donde los productos se recopilan y envían según los pedidos .
Pasos para llevar un buen control de inventario
Llevar un control de inventario es esencial para cualquier negocio que maneje productos tangibles, aquí te presentamos algunos pasos que puedes seguir para llevar un buen control de inventario:
Identifica los productos:
Para llevar un buen control de inventario, es importante tener una lista de los productos que se comercializan. Es fundamental identificarlos y asignarles un código de referencia único.
Registra las entradas y salidas:
Registra todas las entradas y salidas de productos en tu inventario. Esto incluye compras, ventas, devoluciones y cualquier otro movimiento de productos.
Establece un sistema de conteo:
Es importante realizar un conteo regular de inventario para asegurarse de tener un inventario actualizado. Puedes hacer esto de forma manual o utilizando un sistema automatizado.
Utiliza un software de inventario:
Utilizar un software que ofrezca soluciones para el control de inventario te ayudará a mantener un orden más preciso y eficiente. Hay muchos sistemas de software de inventario disponibles en el mercado que te pueden ayudar a llevar un buen control, uno de ellos es Onexfy.
Realiza un seguimiento de los niveles de stock:
Realiza un seguimiento de los niveles de stock de cada producto para asegurarte de que siempre tengas suficiente inventario para satisfacer la demanda.
Analiza los datos:
Analiza regularmente los datos de tu inventario para identificar patrones y tendencias en la demanda y en las ventas. Utiliza esta información para hacer ajustes en tu estrategia de inventario.
Principales ventajas del control de inventario
Ventajas del control de inventario para tiendas físicas:
- Permite conocer la cantidad exacta de productos disponibles en la tienda, lo que ayuda a evitar la falta de stock y la pérdida de ventas.
- Facilita el momento de identificar cuáles son los productos que no se venden y ayuda a tomar decisiones sobre qué productos mantener en el inventario y cuáles eliminar.
- Permite realizar un seguimiento de los productos que se venden más rápido y así poder asegurarse de que haya suficiente existencia para satisfacer la demanda.
- Ayuda a reducir el robo y la pérdida de inventario mediante el monitoreo de las ventas y las entradas y salidas de productos.
- Facilita la gestión de pedidos y compras, permitiendo conocer cuándo es necesario reabastecer el inventario y cuánto se necesita.
Ventajas del control de inventario para tiendas virtuales:
- Permite gestionar el inventario en tiempo real, lo que ayuda a evitar la falta de stock y la pérdida de ventas.
- Facilita la identificación de productos más populares y ayuda a tomar decisiones sobre qué productos mantener en el inventario y cuáles eliminar.
- Permite controlar el flujo de productos y garantizar que los clientes reciban los productos en un plazo razonable.
- Facilita la gestión de pedidos y compras, permitiendo conocer cuándo es necesario reabastecer el inventario y cuánto se necesita.
- Ayuda a optimizar los costos de almacenamiento y logística al permitir una mejor planificación de la gestión del inventario.
Elementos que debe tener un software para el control de inventario
Los principales elementos funcionales que debe tener un software para el control de inventario incluyen:
- Que pueda especificar el inventario físico, sus números de identificación y sus categorías y atributos.
- Que implemente códigos de barras, para agilizar ingreso, conteo y venta.
- Que ofrezca reportes de valor de inventario y de ventas por productos.
- Administración de listas de inventario.
- Reportes de existencias de almacén en tiempo real.
- Sincronización las existencias en almacén con las ventas
- Centralización del inventario en un solo sistema, para hacer más eficiente y productivo el trabajo de control interno.
- Que permita vincular un sistema de punto de venta a bodegas específicas.
¿Para qué es útil un software para el control de inventario?
Gestión de inventario en tiempo real: un sistema administrativo o ERP puede proporcionar una vista completa y en tiempo real del estado de inventario, lo que te permite tener un control completo en todo momento para consultar cuánto stock hay disponible, cuánto se ha vendido y cuánto se requiere solicitar.
Automatización de procesos: un buen software permitirá automatizar muchas tareas relacionadas con el inventario, como la recepción de compras, la asignación de productos en bodegas, la preparación de pedidos y la gestión logística.
Optimización de la reposición de stock: es importante que se generen informes que permitan el análisis de cuándo es necesario solicitar más stock. Esto te permite optimizar las compras y evitar la sobrecarga de inventario, lo que puede ahorrar dinero y espacio de almacenamiento.
Gestión de múltiples bodegas: para poder organizar y rastrear el inventario disponible en cada ubicación, como también poder transferir stock entre ellas según sea necesario.
En general, el control de inventario es un proceso continuo y dinámico que requiere atención constante para mantener un equilibrio entre la disponibilidad de productos y los costos asociados a su almacenamiento, suministro y mantenimiento, permitiendo garantizar una gestión eficiente y rentable de una tienda física o virtual.
