Los productos de tu inventario o los servicios que ofreces son el pilar de su negocio, por ello es importante poner, codificar o identificar referencias SKU y otros códigos de productos correctamente.
Con la ayuda de un software como Onexfy, podrás crear referencias, agregar categorías, atributos y variantes para organizar adecuadamente tu inventario. En tiendas físicas tanto en e-commerce es necesario realizar seguimiento a tus productos para cumplir con una gestión de inventario correcta.
¿Qué sucede si un negocio no aplica códigos de productos ni controles al inventario correctamente?
Al no agregar correctamente referencias SKU ni códigos de productos, pueden surgir envíos equivocados, deterioro de la mercancía y stock agotado, lo que puede ocasionar pérdida de clientes, por nombrar algunos problemas que afectan al control del inventario y que también causan efectos negativos a la operatividad de la empresa. Esto, al mismo tiempo, puede generar pérdidas monetarias y aumento de costos y gastos. Afortunadamente,
existen buenas prácticas que al aplicarlas evitarán tener ese tipo de inconvenientes, como lo es el agregar referencias de productos.
Antes de entrar en detalle quiero explicarte brevemente la definición de los siguientes términos:
- Nomenclatura o Código Arancelario.
- Referencia o SKU.
- Código Universal de Producto o UPC.
- Códigos de productos utilizados en facturación electrónica.
Nomenclatura o Código Arancelario
El término nomenclatura utilizado en productos, es un código establecido por la Organización Mundial de Aduanas (WCO), que se emplea para estandarizar los productos relacionados con el comercio mundial.
Es así que cuando se habla de nomenclatura en el comercio, se refiere a el código arancelario, este es la estructura ordenada y consensuada a través de capítulos, partidas y subpartidas asociadas a un código numérico que permite nombrar y agrupar aquellas mercancías que sean objeto de comercio exterior, y por lo tanto permitirán el control fiscal en importación y exportación de productos.
Las nomenclaturas asignadas a productos más utilizadas, son las siguientes:
Sistema Armonizado (SA)
Es el sistema de nomenclatura de productos, que se utiliza como herramienta para negociaciones comerciales internacionales. Cuando se tiene una pequeña o mediana empresa es recomendable tener en cuenta que si se desea comercializar productos a nivel internacional no bastará solamente especificar el nombre del producto, si no que será necesario asignar el código que identifica el producto en cualquier lugar del mundo, el cual será utilizado en la documentación de exportación e importación, permitiendo determinar las tarifas o
aranceles aplicables al producto.
Nomenclatura Combinada (NC)
Este sistema de codificación se utiliza en la Unión Europea, se compone del conjunto de los dígitos del Sistema Armonizado acompañado de dos dígitos adicionales, es decir, un total de 8 dígitos.
Código TARIC
Es un arancel integrado de las Comunidades Europeas se utiliza para operaciones de ciertas mercancías de carácter especial. Tiene el objetivo de aplicar derechos aduaneros distintos del Arancel Aduanero Común, se compone de 10 dígitos, formados a partir del Sistema Armonizado y de la Nomenclatura Combinada. En algunos casos este sistema de codificación puede contar con más dígitos que se
permiten incluir en caso de necesitar una mayor precisión respecto a la nomenclatura o código arancelario.
Un tip muy importante es que, al momento de plantearse realizar transacciones comerciales se conozca cómo funciona la operación de importación y exportación de mercancías, y estar al tanto de la nomenclatura o código arancelario requerido, así podrás hacer ventas internacionales de una forma eficaz y exitosa.
Ahora bien, para continuar con la terminología utilizada en códigos de productos te explicamos el concepto de referencia.
Referencia o SKU
Los códigos de referencia son exclusivos de cada tienda online o tienda física, es decir, son códigos internos personalizables según los requisitos que permitan tener sentido para la tienda.
Estos códigos de productos también son llamados SKU, cuyo significado es “Stock Keeping Unit», lo que se traduce al español como “Unidad de Mantenimiento de Existencias”, porque ayudan a realizar seguimiento y control del inventario.
Los códigos de referencia SKU se componen de un código alfanumérico, es decir, de números y letras, generalmente se componen de 6 a 8 caracteres, cada empresa puede diseñar su propio sistema para asignar referencias a sus productos, pero es importante asegurarse de poner códigos de productos correctamente y de que los SKU sean fácil de identificar, pues ayudan rastrear el inventario en una
tienda o almacén.
Código Universal de Producto o UPC
Se utilizan las siglas UPC como diminutivo universal para código de producto, este método es un tipo de código impreso en el empaque del producto para identificar un artículo en particular.
Así como los códigos de referencia, los UPC facilitan la identificación de las características del producto, pues fueron creados para agilizar el proceso de revisión en los almacenes o tiendas.
La estructura de los UPC obedece a la Organización Global de Estándares (GS1 US), para obtener un UPC y usarlo en un producto la compañía primero debe aplicar para ser parte del sistema, pues es GS1 quien administra los estándares internacionales de códigos de barras, la sincronización de bases de datos y código electrónico de producto.
Los códigos de barras, es una imagen que representa un conjunto de líneas paralelas de distinto grosor y espaciado que en su conjunto contienen una determinada información, e incluye un correlativo de 12 dígitos único por producto. Los códigos de barra, pueden ser leídos por un escáner de códigos.
Códigos de productos utilizados en facturación electrónica
Es la clasificación de productos y servicios permitida para utilizar comercialmente en Colombia con la facturación electrónica, dispuesto por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), donde se exige el uso de los códigos de Colombia compra eficiente.
Esta metodología para codificar productos se trata de un Código Estándar de Productos y Servicios de las Naciones Unidas, que tiene cinco niveles jerárquicos y una estructura lógica. Siendo los niveles jerárquicos los siguientes: segmentos, familia, clase, producto, y función del negocio. La estructura lógica se clasifica así: materia prima, equipo industrial, componentes y suministros, productos de uso
final, servicios, terrenos, edificios, estructuras y vías.
¿Cómo poner referencias SKU o códigos de productos correctamente?
Si bien existen diferentes métodos para clasificar o modificar productos estos pueden coexistir en tu negocio para controlar el inventario de tus productos.
Para crear un SKU y poner códigos de productos correctamente, es recomendable que sea conformado por elementos que puedan identificar el producto. Por ejemplo, puede comenzar con la primera letra del nombre del producto, con ello mejorará su descripción, se puede también establecer números invariables para los colores, e incluso añadir unidades de medida, tanto en forma de número o de letras.
Su estructura puede ser atendiendo al siguiente modelo:
CAT-CAS-DE-AZ-L-PRN
Nombre de la marca: Cataleya
Modelo: Casual
Categoría: Deportivo
Variantes (color, talla peso)
Color: Azul
Talla: L
Bodega: Principal (PRN).
También es recomendable codificar variantes de forma numérica, ejemplo color 01, color 02, color 03.
CAT-CAS-DE-09-L-PRN
5 Tips para crear las referencias SKU correctamente
1. Utiliza letras que no parezcan números
Es recomendable que el SKU contenga letras y números, pero que estás letras que elijas no se parezcan a números, y así se evita confusión, por ejemplo la letra “i” en mayúscula puede confundirse con el número 1 o con una “L” en minúscula, al igual que el cero con la letra “O”.
Evitar el uso de estas letras que parecen números es recomendable sobre todo cuando el personal debe teclear los SKU, o verificarlos en un listado. Sin embargo, no es una limitante utilizar este tipo de letras en la construcción de referencias, ya que una buena forma de incluirlas es separarlas en secciones, o agrupar letras y agrupar números, ejemplo: CAT-BLO-120-L-PRN.
2. Crea referencias de fácil compresión
Es común que se asignen diferentes SKU a productos iguales, que tengan diferencias de acuerdo a sus variantes, diferentes unidades de medida (peso, talla, paquetes, tamaño), diferentes colores, o precios si por ejemplo de trata de un producto modificado que difiere de un modelo anterior también vigente en el stock de inventarios, de esta manera poner referencias correctamente a productos será más sencillo.
En este punto, las referencias no necesariamente tengan que ser largas para dar mayor detalle del artículo, el exceso de información genera confusión, tanto al personal como al cliente, lo ideal es incluir la máxima información con un mínimo de dígitos.
3. Evita comenzar la referencia con el número cero
Crea códigos SKU fáciles de implementar, una buena práctica es comenzar con letras que puedan ayudar comprender mejor a cual artículo corresponde, y no poner el número cero al principio, esto se debe principalmente a que algunos programas de almacenamiento de datos pueden interpretar “0” como si se tratase de ningún carácter, y guardar el código omitiendo el cero del comienzo.
4. Evita usar caracteres especiales, espacios o símbolos
Es conveniente evitar el uso de caracteres especiales, espacios o símbolos, para tener un código de referencia que no confunda al usuario que los verifica ni a los sistemas de software, lo ideal es utilizar guiones o puntos como separadores.
5. Inicia el SKU por lo más relevante del producto
Una vez tengas los elementos que mejor identifique tus productos, organiza estos elementos de acuerdo con el que tenga el nivel más alto de relevancia, comenzar por el nombre o por la marca del producto es clave para facilitar la búsqueda del mismo en el Software, generalmente para poner referencias correctamente a productos las variantes son los últimos caracteres a incluir en el código de referencia.
Aunque poner códigos de productos y referencias SKU puede parecer algo complicado, con práctica y experiencia puede lograrse, sobre todo si tenemos en cuenta los beneficios que ofrece esta acción al control de inventarios. Si tienes un comercio electrónico y estás considerando sacar el máximo provecho de las nuevas tecnologías para vender más, no te olvides de implementar un software con soluciones todo en uno como Onexfy para tener éxito en la gestión de tu negocio y formar parte del comercio electrónico.
