Es bien sabido que al liderar un negocio se busca aumentar la productividad y rentabilidad, y que hay procesos que no siempre se dan como es planificado, en un negocio ya sea tradicional o que emplee el comercio electrónico es común que existan áreas de mejora y que el control de gastos sea una de ellas.
El control de gastos en un negocio está estrechamente relacionado a la reducción de costes, por ello es necesario hacer un análisis de cuáles son los gastos fijos y los gastos variables que se generan en la actividad productiva o comercial y así junto con otras acciones poder asegurar la supervivencia de la empresa.
A continuación te explicaremos qué es el control de gastos, por qué es importante el control de gastos de una empresa, cómo organizar ingresos y gastos en un ecommerce, entre otros aspectos a profundizar acerca del tema. ¡Sigue leyendo!
¿Qué es el control de gastos?
El control de gastos se puede definir como un proceso de administración financiera y operacional que permite identificar, analizar, hacer seguimiento y reducir costes y gastos, con el propósito de encontrar aspectos a mejorar para optimizar los beneficios de una empresa.
Utilizar herramientas como formularios en papel y el Excel para llevar el control de gastos e ingresos, puede servir para asentar finanzas personales, sin embargo no es lo más recomendable para el seguimiento y control de gastos empresariales, si bien un Excel ayuda a automatizar la manualidad de registros no es una herramienta totalmente automática, a diferencia de un software para empresas que utiliza datos que fácilmente se pueden introducir y analizar optimizando el tiempo y el orden de los mismos.
¿Por qué es importante hacer un buen control de gastos?
Administrar un negocio implica registrar cada salida de dinero, ya sea mediante una compra respaldada con factura, ticket de caja, recibos o cualquier documento equivalente a factura, como también los pagos de impuestos, nómina de empleados entre otros pagos necesarios para el funcionamiento de la empresa.
Con una estrategia adecuada se podrá conseguir disminuir los gastos y obtener mayores beneficios en un periodo. Lo ideal es que todo sea registrado para que pueda ser analizado posteriormente mediante el uso de reportes administrativos y contables que permiten conocer la situación real de la empresa.
Ante este contexto, es necesario que las personas que lideran un negocio utilicen un software que les ayude a centralizar todos sus procesos de gestión empresarial, una herramienta que esté diseñada para facilitar las operaciones.
En un ecommerce es importante contar con un software que esté a la vanguardia tecnológica.
Funcionalidades importantes en un software:
- Registro de facturas de ventas.
- Sistema de punto de venta.
- Registro de facturas de compras.
- Aplicación de pagos, tanto recibidos como realizados.
- Registrar canales de venta y formas de pago.
- Control de inventario, además de ingresar productos, poder aplicar ajustes según corresponda, tener disponibilidad para códigos de barras y poder hacer traslados entre almacenes, entre otras funcionalidades.
- Gestionar la logística empresarial, control de guías de envíos como transportadoras aliadas.
- Disponibilidad de reportes: administrativos, contables, de ventas e inventario.
- Registro de causaciones, como por ejemplo: honorarios, arrendamientos, seguros, gastos legales, gastos de viaje entre otros.
- Centros de costos, para organizar mejor los gastos e ingresos.
- Bolsillos para cuentas bancarias y cajas.
Tener un buen registro de los gastos de una empresa además de ayudar al control administrativo, entre otras cosas, será fundamental para justificar ante el ente tributario, en el caso de Colombia ante la DIAN, la contabilización y deducciones de existir el caso en las declaraciones de impuestos.
¿Cómo hacer un mejor seguimiento y organizar los gastos e ingresos en un ecommerce?
Por lo general el control de gastos está asociado a empresas productoras o manufactureras, sin embargo, cada negocio incurre en sus propios gastos, ya sea una fábrica o una tienda virtual.
En el control de gastos es importante tener trazabilidad, es decir, la capacidad para rastrear datos o información contable que permitan atribuir un gasto o pago a procesos operativos, comerciales, administrativos, de marketing, publicidad y laborales. De manera que puedan ser justificados y que sustenten la operación de un ecommerce o empresa.
En efecto, el hacer seguimiento a gastos da a conocer la función que estos cumplen en las distintas operaciones, áreas o equipos, un control exhaustivo de ellos permitirá el ahorro y la planificación financiera de desembolsos.
El registro de gastos y pagos facilita la toma de decisiones para el control de gastos, es muy recomendable separar en centros de costos, para monitorear y reportar todos los gastos e ingresos asignados a un proyecto o área del ecommerce.
Formas de hacer seguimiento a gastos:
- Identifica gastos innecesarios en tu ecommerce
Es vital saber en que es gastado el dinero que ingresa al ecommerce, así será posible evitar gastos innecesarios.
- Haz un análisis mensual de los gastos
Es recomendable el análisis de los gastos mensuales, pero la frecuencia puede variar de acuerdo a las necesidades propias del ecommerce. Tener una visión general de la situación real es valioso para la salud financiera del ecommerce, el poder identificar las entradas y salidas de caja y bolsillos permitirá optimizar el flujo de movimientos a corto plazo, y así planificar un presupuesto con la misma frecuencia de realización del análisis.
- Enfocarse en los gastos necesarios
Ubicar aquellos gastos que son necesarios para el funcionamiento del ecommerce y aquellos que no lo son, es elemental para eliminar o evitar los que no aporten al éxito del negocio. De este modo podrás enfocar esfuerzos para reducir y controlar los gastos futuros que sí son de utilidad.
- Realiza un presupuesto
Los presupuestos de ingresos y gastos te ayudarán al control de gastos de forma sencilla, pues te obligará a ajustarse a lo planificado, y conocer si se logró obtener lo estimado en cuanto a ingresos.
Formas de hacer seguimiento a ingresos:
- Emplear un software de facturación
Registrar el dinero que ingresa al ecommerce mediante la venta de los artículos o la prestación de servicios, en un software de facturación permite tener control de ingresos y gastos en un mismo lugar, y de forma automatizada en lugar de tener datos de forma manual.
- Clasificar los ingresos
Así se podrá organizar los ingresos provenientes de la actividad económica, es decir, los ingresos ordinarios u operativos, los ingresos extraordinarios, como por ejemplo: la venta de un activo, por lo que no necesariamente proviene de la actividad comercial, y los ingresos financieros que se obtienen de inversiones o préstamos de socios o instituciones financieras.
- Gestión de cobros
Una buena gestión de cobro, garantizará el ingreso oportuno de dinero proveniente de la facturación. En este sentido, aplicar políticas de crédito adecuadas y realizar seguimiento a las cuentas por cobrar de los clientes es fundamental para monitorear los ingresos estimados del periodo y tomar mejores decisiones de compra e inversión.
¿Cómo organizar ingresos y gastos en un ecommerce con Onexfy?
Nuestro Software está pensado principalmente para controlar y automatizar todos los procesos inherentes a un ecommerce, sin embargo es una herramienta que sirve para cualquier tipo de negocio o actividad comercial.
Es importante saber las categorías en que se pueden ubicar los ingresos y gastos para su mejor gestión, pues no es lo mismo incurrir en un gasto fijo que en un gasto variable, u obtener ingresos ordinarios y otros provenientes de actividades extraordinarias.
A continuación te presentamos los principales gastos de un e-commerce:
Costos iniciales o gastos de capital, entre ellos los siguientes:
Cuando un ecommerce está comenzado incurrirá en costos iniciales o gastos de capital, entre ellos los siguientes:
- Asesoría para su implementación.
- Compra de licencia o pago de suscripción del software y la plataforma elegida, como por ejemplo: suscripción a Onexfy, Woocommerce, Shopyfy entre otras.
- Hosting y dominio.
- Capacitaciones y entrenamiento interno y externo.
- Costos en pruebas de lanzamiento del ecommerce.
Gastos fijos un e-commerce tendrá principalmente los siguientes:
Ahora bien, en cuanto a gastos fijos un e-commerce tendrá principalmente los siguientes:
- Gastos de mantenimiento de la plataforma.
- Costos en desarrollo.
- Tarifas de alojamiento y pago de licencias y suscripciones con aplicaciones e integraciones.
Onexfy permite digitalizar los ingresos y gastos, mediante:
- El registro de las ventas
Tanto ventas online como ventas mediante el sistema POS. Estás ventas alimentan la contabilidad del ecommerce y son reflejadas en el reporte de estados de resultados y en los reportes de ventas.
- El registro de compras y gastos
Las facturas que se reciben de los proveedores pueden ser registradas desde el menú de compras.
- Menú para registro de causaciones
Los desembolsos realizados mediante recibos, pagos de impuesto y gastos asociados a los recursos humanos, tienen la posibilidad de registrarse mediante esta funcionalidad.
- Wallet de Onexfy
Se podrá hacer el pago de comisiones por envíos, comisiones de dropshipping, pago de suscripción al software, funcionalidad de factura electrónica, entre otros.
Con tantas opciones y soluciones tecnológicas que ofrece Onexfy, traerá cambios positivos a tu negocio, ya sea un ecommerce, empresa o en modalidad dropshipper. Indudablemente te ayudará a llevar un mejor control de gastos e ingresos.
